Informativa generale | Santa Maddalena Foundation

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LOCALITA PITIANA A TIGLIETO 27 DONNINI – 50066 – REGGELLO – (FI) – c.f. 94084410482 info@santamaddalena.org – www.santamaddalena.org

PRIVACY POLICY CONCERNING THE FOLLOWING PROCESSING: Data Registry of Guests and Authors with sensitive data, Data Registry of Collaborators with sensitive data, Data Registry of suppliers, Video Security System, E-mail Archive

Provided pursuant to art. 13 of European General Data Protection Regulation 679/2016

and D.lgs. 101/2018

Dear Guest/Supplier/Collaborator,

In accordance with applicable privacy laws (EU Regulations n.679/2016), we would like to take this opportunity to inform you that your personal information will be processed in an ethical and transparent manner, only for lawful purposes, and in a menner that safeguards your privacy and your rights. For the above, pursuant to Rule 13 of the Rules of Procedure we provide you with the following information:

The Data Controller pursuant to art 4 of the GDPR (EU 679/2016 GDP- European General Data Protec-tion Regulation) is SANTA MADDALENA FOUNDATION, in the person of Baroness Beatrice Monti della Corte.

1. Types of Data processed

The Foundation is the Data Controller of the processing of personal data communicated by the Guest/Sup-plier/Collaborator to the writer and include:

• Data Registry of Guests and Authors with sensitive data: all personal data are collected, sensitive or not, necessary for the fulfilment of the purpose of the Foundation’s institutional activity;
• Data Registry of Collaborators with sensitive data: all personal data, sensitive or not, necessary for the conduct of the contractual relationship are collected;
• Data Registry of suppliers: the personal data necessary for the performance of the contractual relation-ship shall be collected;
• Video Security System: the images of all those who enter the property of the Santa Maddalena Founda-tion are viewed and recorded in the time allowed by law, in order to guarantee safety;
• E-mail Archive: any communication or document sent or received concerning guests and authors and other subjects, collaborators or suplier, with which the Foundation relates.

2. Purpose of the Processing

The Data Processing is carried out by the Foundation in the performance of its activities. In particular, the data provided will be processed through the use of manual, informatic and telematic instruments, for the following purposes:

A. Data Registry of Guests and Authors with sensitive data:

Institutional requirements – Services to protect Guests and Authors

• The criterion of lawfulness for which processing is possible is: the need to complete the institutional activities, to carry out the preliminary and preparatory activities for the stay of the person concerned within the structure of the Foundation at his request and to fulfil legal obligations;
• The basis of which is reflected in a legal basis: Standard Member State;
• The data subject must express CONSENT to the processing of his personal data for the specific purpose;
• Notes: all the data necessary for the execution of the purpose of the Foundation, common and sensitive personal are collected (among these: data which is able to reveal the state of health, political and religious beliefs, images of the person -photo/video- that could be published on the Foundation’s website in order to promote institutional activity with the consent of data subject).
B. Data Registry of Collaborators with sensitive data:

Institutional requirements – Services to protect Collaborators

• The criterion of lawfulness for which processing is possible is: need to complete the activities related to the contracts between Foundation and the Collaborator, performing the related preliminary activities and to fulfill legal obligations.
• The basis of which is reflected in a legal basis: Standard Member State;
• The data subject must express CONSENT to the processing of his personal data for the speci-fic purpose.

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• Notes: all the data necessary for the execution of the purpose of the Foundation, common and sensitive personal are collected (among these: data which is able to reveal the state of health, political and reli-gious beliefs, images of the person -photo/video. They can be and are published on the website or bro-chures referable to the Foundation, only images covered by copyright and subject to independent consent to the processing.
C. Data Registry of suppliers:

Fulfilment of tax and accounting obligations:

• The criterion of lawfulness for which processing is possible is: need to execute a contract, perform pre-contractual measures and fulfill legal obligations.
• The basis of which is reflected in a legal basis: Standard Member State.
D. Video Security System:

Services to protect Guests, Authors and all those who, in various ways, have access to the Foundation’s premises:

• The criterion of lawfulness for which processing is possible is: for purposes of protecting persons, pro-perty and company assets, using a video-surveillance system for some areas of the Foundation, which are duly identified by signage;
• Your consenti s not required for such processing because it is conducted pursuant to our legiti-mate interest to safeguard persons and property against potential violence, theft, robbery, damage and vandalism. Recorded images are erased after 24 hours. Images are in any case retained in accordance with the law. These images are not subject to third-party discosure, except as required to comply with a specific investigatory demands from a court or the police.
• Notes: the building and the external courtyard are equipped with a sophisticated video surveillance system that allows access control via password (insertion and disconnection of alarm system) as well as the pos-sibility to view in real time those who are present inside the villa, in the outdoor courtyard and in the garden (the entire property of the Foundation).
E. E-mail Archive:

Management of activities between the Data Controller and the Guests/Authors/Suppliers/Collaborators:

• The criterion of lawfulness for which processing is possible is: the need to implement the Foundation’s institutional objectives and pre-contractual measures adopted at the Foundation’s request; the need to improve communications management.
• The basis of which is reflected in a legal basis: Standard Member State.

Activities of sending promotional material, newsletters, informative material.

• The criterion of lawfulness for which processing is possible is: The data subject must express CON-SENT to the processing of his personal data for the specific purpose.
• The basis of which is reflected in a legal basis: Standard Member State.
• Notes: The data spontaneously supplied by the Subject, when filling in the “CONTACT” form on the Foundation’s web site, shall be used exclusively to fulfil your requests and shall not be used for other purposes, not even successively to your request.

3. Processing methods

Data will be processed by the Foundation using electronic and manual systems according to the principles of correctness, fairness and transparency provided for in the applicable legislation on the protection of personal data and by protecting the privacy of the data subject through technical and organisational security measures to ensure an adequate level of security.

4. Personal Data retention period

Data provided by the data subject will be processed for a period:

• Start Date: 01.01.2020
• Duration Criterion: o For the Foundation’s activities Data will be processed for the period necessary for the perfor-mance of the pre-contractual and contractual/institutional obligations incumbent on the Owner/ Data Controller;
o for the fulfilment of legal obligations arising directly or indirectly from contractual/institutional relationships between the Owner and the host/author/collaborators, Data will be processed for the period necessary for the fulfilment of legal – regulatory obligations (ex. data retention obliga-tions and tax documentation).

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- o For the fulfilment of the purpose of ensuring the safety of Guests/Authors/Collaborators, the data collected will be processed according to modes and times provided by law.

It is subject in any case to the possibility for the Data Controller to keep the data for the period of time provided and allowed by national law to protect its interests (art 2946 c.c.).

5. Communication, dissemination and transfer of data

The Data will be processed, to the extent necessary, by authorized, adequately trained and qualified personnel, by the Data Controller as well as by the staff of third parties who provide services to the Data Controller and carry out transactions of Data on behalf of and on instructions of the latter as Data Controllers.

In the event that the Data Controller discloses your data to third parties, the recipients may be: Suppliers of the Data Controller for payment services (e.g. banking institutions); Suppliers of the Data Controller for main-tenance services or technical assistance related to computer equipment (PCs, laptops, servers) and software used by the Owner (management system); Suppliers of the Owner for institutional site management servi-ces, mailing lists, newsletter sending, business e-mail services (including JEP). More generally, in carrying out its ordinary activities, the data may be communicated to persons carrying out activities of control, review and certification of the activities carried out by the Data Controller, consultants and freelancers in the context of judicial assistance services and in the case of institutional transactions for which it is necessary to assess the assets owners, public institutions and administrations, as well as legal entitiesestimated by law to receive such information, Italian and foreign judicial authorities and other public authorities, for the purposes related to the fulfilment of legal obligations, or for the fulfilment of the obligations assumed and triggered by the contractual relationship, including for need of defence in court.

6. Automatic profiling and/or processing

The processing of your data does NOT involve profiling or automatic processing.

7. Rights of Data Subjects

The data subject may exercise, in relation to the processing of the data described therein, the rights provided by the GDPR (Art. 15-21), including:

• receive confirmation of the existence of the Data and access to its content (access rights);
• update, modify and/or correct the Data (right of rectification);
• request the deletion or limitation of the processing of data processed in violation of the law including when retention is not necessary for the purposes for which the data were collected or otherwise processed (right to be forgotten and right to be restricted);
• object to processing (right of opposition);
• Complaint to the Supervisor (Data Protection Supervisor www.garanteprivacy.it in the event of a breach of the rules on the protection of personal data);
• receive copies in electronic format of the Data concerning him or her as a data subject, when such Data have been returned in the context of the contract and request that such Data be transmitted to another data controller (right to data portability).

To exercise these rights the data subject can contact the Data Controller by sending a notice to the attention of:

• Fondazione Santa Maddalena
• Contact: info@santamaddalena.org

When contacting us, you should make sure that you include your name, e-mail/postal address and/or phone num-ber and specify in the subject “Complaints-Fondazione Santa Maddalena” to be sure that your request can be handled correctly.

Data Controller

ITALIANO

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INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

PER I TRATTAMENTI: Anagrafica ospiti e autori con dati sensibili, Anagrafica collaboratori con dati sensibili,

Anagrafica fornitori, Sistema di videosorveglianza, Archivio e-mail

ai sensi dell’art. 13 del Regolamento (UE) 679/2016 relativo alla protezione delle persone fisiche con ri-guardo al trattamento dei dati personali, e d.lgs. 101/2018

Gentile Ospite/Autore/Fornitore/Collaboratore,

Desideriamo informarla che il Regolamento Europeo 679/2016, così come recepito dall’ordinamento interno con d.lgs. 101/2018, prevede la tutela delle persone fisiche rispetto al trattamento dei dati personali. Secondo la normativa indicata, tale trattamento sarà improntato ai principi di correttezza, liceità e trasparenza e di tutela della Sua riservatezza e dei Suoi diritti. Per quanto sopra, ai sensi dell’articolo 13 del Regolamento le for-niamo le informazioni a seguire:

Titolare del trattamento dei dati personali come definito all’art 4 del Reg. europeo 679/2016 (RGDP-Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati personali) è Fondazione Santa Maddalena nella perso-na della Baronessa Beatrice Monti della Corte Rezzori.

1. Tipologia di dati trattati

La Fondazione è titolare del trattamento dei dati personali comunicati dall’Utente allo scrivente e comprendono:

• Anagrafica Ospiti e Autori con dati sensibili: sono raccolti tutti i dati personali, sensibili e non, ne-cessari per lo svolgimento dello scopo dell’attività istituzionale della Fondazione;
• Anagrafica Collaboratori con dati sensibili: sono raccolti tutti i dati personali, sensibili e non, neces-sari allo svolgimento del rapporto contrattuale;
• Anagrafica Fornitori: sono raccolti i dati personali necessari allo svolgimento del rapporto contrattuale;
• Impianto di videosorveglianza: sono visionate e registrate, nei tempi previsti dalla legge, le immagini di tutti coloro che entrino all’interno della proprietà della Fondazione Santa Maddalena, allo scopo di ga-rantire la sicurezza.
• Archivio e-mail: qualunque comunicazione o documento inviato o ricevuto relativo agli ospiti ed autori e agli altri soggetti con cui la Fondazione si relaziona.

2. Finalità del trattamento

Il trattamento dei Dati è effettuato dalla Fondazione nello svolgimento delle sue attività. In particolare, i dati for-niti dagli Interessati saranno oggetto di trattamento, con strumenti informatici e non, per le seguenti finalità:

A. Anagrafica Ospiti ed Autori con dati sensibili:

Servizi a tutela degli Ospiti ed Autori – Adempimenti istituzionali

• Il criterio di liceità per il quale è possibile il trattamento è: necessità di portare a compimento le attività istituzionali di cui l’interessato è parte, eseguire le attività preliminari e propedeutiche al soggiorno dell’interessato all’interno della struttura della Fondazione su richiesta dello stesso e adempiere ad obbli-ghi di legge.
• Il cui fondamento trova riscontro in una base giuridica: norma dello Stato membro.
• L’interessato deve esprimere il CONSENSO al trattamento dei propri dati personali per la spe-cifica finalità;
• Note: vengono raccolti tutti i dati necessari all’esecuzione dello scopo della Fondazione, personali co-muni e sensibili (tra questi: dati idonei a rivelare lo stato di salute, convinzioni politiche e religiose, im-magini della persona -foto/video- che potrebbero essere pubblicati sul sito internet della Fondazione al-lo scopo di promuovere l’attività istituzionale, con il consenso dell’interessato).
B. Anagrafica Collaboratori con dati sensibili:

Servizi a tutela dei Collaboratori – Adempimenti istituzionali

• Il criterio di liceità per il quale è possibile il trattamento è: necessità di portare a compimento le attività relative ai contratti di collaborazione di cui l’interessato è parte, eseguire le attività preliminari connesse e per adempiere ad obblighi di legge.
• Il cui fondamento trova riscontro in una base giuridica: norma dello Stato membro.
• L’interessato deve esprimere il CONSENSO al trattamento dei propri dati personali per la spe-cifica finalità;

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• Note: vengono raccolti tutti i dati necessari all’esecuzione dell’attività svolta presso la Fondazione, per-sonali, comuni e sensibili (tra questi: dati idonei a rivelare lo stato di salute, convinzioni politiche e reli-giose, immagini della persona, foto e video). Possono essere e sono oggetto di pubblicazione su sito in-ternet o brochure riferibili alla Fondazione, unicamente immagini coperte da copyright e oggetto di au-tonomo consenso al trattamento.
C. Anagrafica Fornitori:

Adempimento di obblighi fiscali e contabili:

• Il criterio di liceità per il quale è possibile il trattamento è: necessità di eseguire un contratto, eseguire mi-sure precontrattuali e adempiere ad obblighi di legge.
• Il cui fondamento trova riscontro in una base giuridica: norma dello Stato membro
D. Sistema di videosorveglianza:

Servizi a tutela degli ospiti, autori e tutti coloro che, a vario titolo abbiano accesso ai luoghi della Fon-dazione

• Il criterio di liceità per il quale è possibile il trattamento: attività di videosorveglianza con lo scopo di ga-rantire la sicurezza dei luoghi, dei collaboratori e degli ospiti della Fondazione;
• Il consenso non è necessario in quanto il trattamento è realizzato per soddisfare un legittimo in-teresse del Titolare del Trattamento di salvaguardare le persone ed i beni di proprietà contro violenza, furto o rapina, danneggiamento e vandalismo. Le immagini registrate vengono cancellate ogni 24 ore e sono detenute secondo i tempi previsti dalla legge. Le immagini non vengono cedute a ter-ze parti, ad eccezione dei casi in cui sia necessaria la consegna alle forze di polizia per necessità investiga-tive.
• Note: l’edificio ed il resede esterno sono dotati di un sofisticato impianto di videosorveglianza che per-mette il controllo degli accessi tramite password (inserimento e disinserimento impianto di allarme) non-ché la possibilità di visionare in tempo reale chi è presente all’interno della villa, nel resede esterno e nel giardino (intera proprietà della Fondazione).
E. Archivio e-mail:

Attività di gestione della corrispondenza tra il Titolare del trattamento e Ospi-ti/Autori/Collaboratori/Fornitori:

• Il criterio di liceità per il quale si rende possibile il trattamento: necessità di dare esecuzione alle finalità istituzionali della Fondazione ed a misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso nell’ottica di una migliore gestione delle comunicazioni.
• Il cui fondamento trova riscontro in una base giuridica: norma dello stato membro.

Attività di invio di materiale promozionale, newsletter, invio di materiale informativo.

• Il criterio di liceità per il quale è possibile il trattamento: l’interessato deve esprimere il CONSENSO al trattamento dei propri dati personali per la specifica finalità.
• Il cui fondamento trova riscontro in una base giuridica: norma dello stato membro.
• Note: i dati forniti spontaneamente dall’interessato nella sezione “CONTATTI” del sito web della Fon-dazione saranno utilizzati unicamente per soddisfare le richieste dell’interessato stesso.

3. Modalità del Trattamento

I Dati saranno trattati dalla Fondazione con sistemi elettronici e manuali secondo i principi di correttezza, lealtà e trasparenza previsti dalla normativa applicabile in materia di protezione dei dati personali e tutelando la riser-vatezza dell’Interessato tramite misure di sicurezza tecniche e organizzative per garantire un livello di sicurezza adeguato.

4. Conservazione dei dati

I Dati forniti dall’Interessato saranno trattati per una durata:

• Data Inizio: 01.01.2020
• Criterio durata: o per le attività proprie della Fondazione i suoi dati saranno trattati per il periodo necessario all’esecuzione degli obblighi precontrattuali e contrattuali/istituzionali che incombono sul Titolare;
o per l’adempimento degli obblighi di legge derivanti direttamente o indirettamente dai rapporti contrattuali/istituzionali tra il Titolare e l’ospite/autore/collaboratori, i suoi dati saranno trattati per la durata necessaria all’adempimento dei suddetti obblighi di legge o di natura rego-lamentare (es. obblighi di conservazione dei dati e della documentazione in materia fiscale).

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- o Per l’adempimento delle finalità di garanzia della sicurezza di ospiti/autori/collaboratori i dati raccolti saranno trattati secondo le modalità ed i tempi previsti dalla legge.

É fatta salva in ogni caso la possibilità per ilTitolare di conservare i dati per il periodo di tempo previsto e ammesso dalla legge nazionale a tutela dei propri interessi (art 2946 c.c.).

5. Comunicazione, diffusione e trasferimento dei Dati

I Dati saranno trattati, nei limiti di quanto necessario, dal personale autorizzato, adeguatamente istruito e forma-to, dal Titolare nonché dal personale dei soggetti terzi che prestano servizi al Titolare ed effettuano trattamenti di Dati per conto e su istruzione di quest’ultimo quali Responsabili del trattamento.

Nel caso in cui il Titolare dovesse comunicare a terzi i Suoi dati, i destinatari potranno essere: Professionisti e consulenti della Fondazione ai quali vengono trasmessi i dati per poter eseguire le prestazioni richieste dagli utenti e rispondere agli obblighi fiscali e contabili; Fornitori del Titolare per servizi di pagamento (es. istituti bancari); Fornitori del Titolare per servizi di manutenzione o assistenza tecnica relativa alla strumenta-zione informatica (PC, laptop, server) ed ai software utilizzati dal Titolare (sistema gestionale); Fornitori del Titolare per servizi di gestione di sito istituzionale, mailing list, invio newsletter, servizi di posta elettronica aziendale (inclusa PEC).

Più in generale, nello svolgimento delle proprie attività ordinarie i dati potranno essere comunicati a soggetti che svolgono attività di controllo, revisione e certificazione delle attività poste in essere dal Titolare, consulenti e li-beri professionisti nel contesto dei servizi di assistenza giudiziale e in caso di operazioni istituzionali per cui si renda necessario valutare gli asset proprietari, enti e amministrazioni pubbliche, nonché a soggetti legittimati per legge a ricevere tali informazioni, autorità giudiziarie italiane e straniere e altre pubbliche autorità, per le finalità connesse all’adempimento di obblighi legali, o per l’espletamento delle obbligazioni assunte e scaturenti dalla re-lazione contrattuale, compreso per esigenza di difesa in giudizio.

6. Attività di profilazione e/o elaborazione automatica

Il trattamento dei suoi dati NON prevede una attività di profilazione o di elaborazione automatica.

7. Quali sono i diritti dell’Interessato

L’Interessato potrà esercitare, in relazione al trattamento dei dati ivi descritto, i diritti previsti dal RGDP (artt. 15-21), ivi inclusi:

• ricevere conferma dell’esistenza dei Dati e accedere al loro contenuto (diritti di accesso);
• aggiornare, modificare e/o correggere i Dati (diritto di rettifica);
• chiederne la cancellazione o la limitazione del trattamento dei Dati trattati in violazione di legge compre-si quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i Dati sono stati raccol-ti o altrimenti trattati (diritto all’oblio e diritto alla limitazione);
• opporsi al trattamento (diritto di opposizione);
• proporre reclamo all’Autorità di controllo (Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it) in caso di violazione della disciplina in materia di protezione dei dati personali;
• ricevere copia in formato elettronico dei Dati che lo riguardano come Interessato, quando tali Dati siano stati resi nel contesto del contratto e chiedere che tali Dati siano trasmessi ad un altro titolare del tratta-mento (diritto alla portabilità dei dati).

Per esercitare tali diritti l’Interessato può contattare il Titolare del trattamento inviando una comunicazione all’attenzione di:

• Fondazione Santa Maddalena
• Contatto: info@santamaddalena.org

Nel contattarci, l’Interessato dovrà accertarsi di includere il proprio nome, e-mail/indirizzo postale e/o numero/i di telefono e specificare in oggetto “Reclami-Fondazione Santa Maddalena” per essere sicuro che la sua ri-chiesta possa essere gestita correttamente.

Il Titolare del trattamento

FRANCESE

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INFORMATIONS SUR LE TRAITEMENT DES DONNÉES PERSONNELLES POUR LES TRAITEMENTS

Anagraphiques visiteurs et les auteurs avec des données sensibles, Anagraphiques contributeurs avec des données sensibles, Anagraphiques fournisseurs, Système de vidéosurveillance, E-mail Archives

au sens de l’art. 13 du règlement (UE) 679/2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel, et d.lgs. 101/2018

Cher Invité/Auteur/Fournisseur/Collaborateur,

Nous tenons à vous informer que le Règlement Européen 679/2016, tel qu’il est transposé par le système italienne avec d.lgs. 101/2018, prévoit la protection des personnes physiques par rapport au traitement des données per-sonnelles. Selon la réglementation indiquée, ce traitement sera empreint des principes d’équité, de licéité et de transparence et de protection de votre confidentialité et de vos droits. Conformément à l’article 13 du règlement, nous vous fournissons les informations suivantes:

Titulaire du traitement des données personnelles tel que défini à l’article 4 du Reg. européen 679/2016 (RGDP-Règlement général sur la protection des données personnelles) est Santa Maddalena Foundation dans la personne de Baronne Beatrice Monti della Corte Rezzori.

1. Type de données traitées

La Fondation est titulaire du traitement des données personnelles communiquées par l’auteur et comprend:

• Anagraphiques visiteurs et auteurs avec des données sensibles: sont collectées toutes les données à caractère personnel, sensibles ou non, nécessaires à la réalisation de l’objectif de l’activité institutionnelle de la Fondation;
• Anagraphiques contributeurs avec des données sensibles: sont collectées toutes les données à ca-ractère personnel, sensibles ou non, nécessaires au déroulement de la relation contractuelle;
• Anagraphiques fournisseurs: les données à caractère personnel nécessaires au déroulement de la relation contractuelle sont collectées;
• Système de vidéosurveillance: sont visionnées et enregistrées, dans les délais prévus par la loi, les images de tous ceux qui entrent dans la propriété de la Fondation Sainte-Madeleine, afin d’assurer la sécurité;
• E-mail Archives: est collectées toute communication ou document envoyé ou reçu concernant les hôtes, les auteurs et les autres personnes avec lesquelles la Fondation fait rapport.
2. Finalitè du traitement

Le traitement des données est effectué par la Fondation dans le cadre de ses activités. En particulier, les données fournies par les intéressés feront l’objet d’un traitement, par des moyens informatiques ou non, pour les finalités suivantes:

A. Anagraphiques visiteurs et les auteurs avec des données sensibles:

Services de protection des clients et des auteurs – exécution institutionnelle

• Le critère de licéité pour lequel le traitement est possible: nécessité de mener à bien les activités institu-tionnelles auxquelles l’intéressé est partie, effectuer les activités préalables et préparatoires au séjour de l’intéressé à l’intérieur de la structure de la Fondation à la demande de celui-ci et pour remplir des obliga-tions légales.
• Basé sur une base juridique: la règle de l’État membre.
• La personne concernée doit exprimer le CONSENTEMENT au traitement de ses données à caractère personnel à des fins spécifiques;
• Notes: sont collectées toutes les données nécessaires à l’exécution du but de la Fondation, personnelles communes et sensibles (entre autres: données susceptibles de révéler l’état de santé, convictions politiques et religieuses, images de la personne -photo/vidéo- qui pourraient être publiées sur le site internet de la Fondation afin de promouvoir l’activité institutionnelle, avec le consentement de l’intéressé).
B. Anagraphiques contributeurs avec des données sensibles:

Services de protection des contributeurs – exécution institutionnelle

• Le critère de licéité pour lequel le traitement est possible: nécessité de mener à bien les activités relatives aux contrats de collaboration auxquels l’intéressé est partie, d’exécuter les activités préalables connexes et de remplir des obligations légales.
• Basé sur une base juridique: la règle de l’État membre.

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• La personne concernée doit exprimer le CONSENTEMENT au traitement de ses données à caractère personnel à des fins spécifiques;
• Notes: sont collectées toutes les données nécessaires à l’exécution du but de la Fondation, personnelles communes et sensibles (entre autres: données susceptibles de révéler l’état de santé, convictions politiques et religieuses, images de la personne -photo/vidéo). Elles peuvent être et font l’objet d’une publication sur le site internet ou des brochures liées à la Fondation, uniquement des images soumises à copyright et faisant l’objet d’un consentement autonome au traitement.
C. Anagraphiques fournisseurs:

Respect des obligations fiscales et comptables:

• Le critère de licéité pour lequel le traitement est possible: nécessité d’exécuter un contrat, d’exécuter des mesures précontractuelles et de remplir des obligations légales.
• Basé sur une base juridique: la règle de l’État membre
D. Système de vidéosurveillance:

Services de protection des hôtes, des auteurs et de tous ceux qui, à divers titre, ont accès aux lieux de la Fondation.

• Le critère de licéité pour lequel le traitement est possible: activités de vidéosurveillance visant à assurer la sécurité des lieux, des collaborateurs et des hôtes de la Fondation;
• Le consentement n’est pas nécessaire car le traitement est réalisé pour satisfaire un intérêt légi-time du responsable du traitement de protéger les personnes et les biens de propriété contre la violence, le vol, les dommages et le vandalisme. Les images enregistrées sont effacées toutes les 24 heures et sont conservées selon les délais légaux. Les images ne sont pas cédées à des tiers, sauf dans les cas où il est nécessaire puor la police.
• Notes: le bâtiment et le resede externe sont équipés d’un système de vidéosurveillance sophistiqué qui permet le contrôle des accès par mot de passe (branchement et déconnexion du système d’alarme) ainsi que la possibilité de voir en temps réel qui est présent à l’intérieur de la villa, dans le domaine extérieur et dans le jardin (entière propriété de la Fondation).
E. E-mail Archives:

Activités de gestion de la correspondance entre le responsable du traitement et les Visiteurs /Au-teurs/Collaborateurs/Fournisseurs:

• Le critère de licéité pour lequel le traitement est possible: la nécessité de mettre en oeuvre les objectifs institutionnels de la Fondation et des mesures précontractuelles prises à la demande de la Fondation dans l’optique d’une meilleure gestion des communications.
• Basé sur une base juridique: la règle de l’État membre.

Activités d’envoi de matériel promotionnel, newsletter, envoi de matériel d’information.

• Le critère de licéité pour lequel le traitement est possible: La personne concernée doit exprimer le CONSENTEMENT au traitement de ses données à caractère personnel à des fins spécifiques.
• Basé sur une base juridique: la règle de l’État membre
• Notes: les données fournies spontanément par l’intéressé dans la section CONTACTS du site web de la Fondation seront utilisées uniquement pour répondre aux demandes de l’intéressé.
3. Modalités de traitement

Les données seront traitées par la Fondation au moyen de systèmes électroniques et manuels selon les principes d’exactitude, loyauté et transparence prévues par la législation applicable en matière de protection des données à caractère personnel et en protégeant la confidentialité de la personne concernée par des mesures de sécurité techniques et organisationnelles afin de garantir un niveau de sécurité adéquat.

4. Conservation des données

Les données fournies par l’intéressé seront traitées pour une durée:

Date de commencement: 01.01.2020

• Critère de durabilité: o Pour les activités propres de la Fondation, ses données seront traitées pendant la période né-cessaire à l’exécution des obligations précontractuelles et contractuelles/institutionnelles qui incombent au titulaire;
o pour l’accomplissement des obligations légales découlant directement ou indirectement des rela-tions contractuelles/institutionnelles entre le Propriétaire et l’hôte/auteur/collaborateurs, ses données seront traitées pendant la durée nécessaire à l’accomplissement de ces obligations

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- légales ou réglementaires (par ex. obligations de conservation des données et de la documen-tation fiscale).
- o Pour l’accomplissement des objectifs de garantie de sécurité des hôtes/auteurs/collaborateurs, les données recueillies seront traitées selon les modalités et les délais prévus par la loi.

Sans préjudice de la possibilité, en tout état de cause,pour le Titulaire de conserver les données pendant la période prévue et admise par la loi nationale pour protéger ses intérêts (art 2946 c.c.)

5. Communication, diffusion et transfert des données

Les Données seront traitées, dans la mesure du nécessaire, par le personnel autorisé, dûment formé, par le Titulaire ainsi que par le personnel des tiers qui fournissent des services au Titulaire et effectuent les traitments des données pour le compte et sur instruction de ce dernier en tant que responsables du traitement.

Dans le cas où le Propriétaire communiquerait vos données à des tiers, les destinataires pourront être: Fournis-seurs de services de paiement (ex. banques); fournisseurs de services de maintenance ou d’assistance tech-nique concernant l’équipement informatique (PC, ordinateur portable, serveur) et les logiciels utilisés par le Titulaire (système de gestion); Fournisseurs pour les services de gestion de site institutionnel, liste de dif-fusion, envoi de newsletter, services de messagerie d’entreprise (y compris PEC).

Plus généralement, dans l’exercice de ses activités ordinaires les données pourront être communiquées à des sujets qui exercent des activités de contrôle, de révision et de certification des activités mises en place par le Titulaire, consultants et indépendants dans le cadre des services d’assistance judiciaire et dans le cas d’opérations institution-nelles nécessitant une évaluation des actionnaires, des entités et des administrations publiques, ainsi que des entités législatives qui sont légalement tenus de recevoir ces informations, les autorités judiciaires italiennes et étrangères et d’autres autorités publiques, pour les finalités liées à l’accomplissement d’obligations légales, ou pour l’accom-plissement des obligations assumées et nées de la relation contractuelle, y compris pour les besoins de la défense en justice.

6. Activités de profilage et/ou de traitement automatique

Le traitement de vos données ne comporte pas d’activité de profilage ou de traitement automatique.

7. Quels sont les droits de l’intéressé

La personne concernée pourra exercer, en relation avec le traitement des données qui y est décrit, les droits prévus par le RGDP (art. 15-21), y compris:

• recevoir confirmation de l’existence des données et accéder à leur contenu (droits d’accès);
• mettre à jour, modifier et/ou corriger les données (droit de rectification);
• demander l’annulation ou la limitation du traitement des données traitées en violation de la loi, y compris celles dont la conservation n’est pas nécessaire aux fins pour lesquelles les données ont été collectées ou autrement traitées (Droit à l’oubli et droit à la limitation);
• s’opposer au traitement (droit d’opposition);
• introduire une réclamation auprès de l’Autorité de contrôle (Contrôleur de la protection des données à caractère personnel (www.garanteprivacy.it) en cas de violation de la réglementation en matière de protection des données à caractère personnel;
• recevoir une copie électronique des données la concernant en tant que personne concernée, lorsque ces données ont été fournies dans le cadre du contrat et demander que ces données soient transmises à un autre responsable du traitement (droit à la portabilité des données).
•

Pour exercer ces droits, la personne concernée peut contacter le responsable du traitement en envoyant une com-munication à l’attention de:

• Fondazione Santa Maddalena
• Contact: info@santamaddalena.org

En nous contactant, l’intéressé devra s’assurer d’inclure son nom, e-mail/adresse postale et/ou nume-ro/i de téléphone et spécifier en objet “Réclamations-Fondazione Santa Maddalena” pour être sûr que sa demande puisse être traitée correctement

Le Responsable du Traitement

SPAGNOLO

LOCALITA PITIANA A TIGLIETO 27 DONNINI – 50066 – REGGELLO – (FI) – c.f. 94084410482 info@santamaddalena.org – www.santamaddalena.org

INFORMACIÓN SOBRE EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES PARA LOS TRATAMIENTOS: Anagráfico de huéspedes y autores con datos sensibles, Anagráfico de colaboradores con datos sensi-bles, Anagráfico proveedores, Sistema de videovigilancia, Archivo de correo electrónico

de conformidad con el art. 13 del Reglamento (UE) 679/2016 relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales, y d.lgs. 101/2018

Amable Invitado/Autor/Proveedor/Colaborador,

Queremos informarle de que el Reglamento Europeo 679/2016, tal y como se ha transpuesto en el Reglamento Interno con d.lgs. 101/2018, prevé la protección de las personas físicas con respecto al tratamiento de los datos personales. Según la normativa indicada, este tratamiento se regirá por los principios de equidad, licitud y trans-parencia y de protección de su confidencialidad y de sus derechos. De conformidad con el artículo 13 del Regla-mento, le facilitamos la siguiente información:

El responsable del tratamiento de los datos personales tal como se define en el art 4 del Reg. europeo 679/2016 (RGDP-Reglamento General sobre la Protección de los Datos Personales) es la Santa Madda-lena Foundation en la persona de Baronesa Beatrice Monti Della Corte Rezzori.

1. Tipo de datos tratados

La Fundación es el responsable del tratamiento de los datos personales comunicados por el Usuario al suscriptor y comprendo:

• Anagráfico de huéspedes y autores con datos sensibles: se recogerán todos los datos personales, sensibles o no, necesarios para la realización del objetivo de la actividad institucional de la Fundación;
• Anagráfico de colaboradores con datos sensibles: se recogerán todos los datos personales, sensibles o no, necesarios para el realizaciòn de la relación contractual;
• Anagráfico proveedores: se recogerán los datos personales necesarios para el realizaciòn de la relación contractual;
• Sistema de videovigilancia: se visualicen y registren, en los plazos previstos por la ley, las imágenes de todos los que entren en el interior de la propiedad de la Fundación Santa Magdalena, con el fin de garan-tizar la seguridad.
• Archivo de correo electrónico: cualquier comunicación o documento enviado o recibido a los clientes, autores y demás organismos con los que la Fundación se relaciona.
2. Finalidad del tratamiento

La Fundación se encargará del tratamiento de los datos en el ejercicio de sus actividades. En particular, los datos proporcionados por los Interesados serán objeto de tratamiento, con instrumentos informáticos y no informáti-cos, para los siguientes fines:

A. Anagráfico de Huéspedes y Autores con datos sensibles:

Servicios de protección de Huéspedes y Autores – Requisitos institucionales.

• El criterio de licitud para el que es posible el tratamiento es: la necesidad de llevar a cabo las actividades institucionales de las que es parte el interesado, realizar las actividades previas y preparatorias para la estancia del interesado en la estructura de la Fundación a petición de ésta y para cumplir las obligaciones legales.
• Cuyo fundamento se refleja en un fundamento jurídico: norma del Estado miembro.
• El interesado debe dar su CONSENTIMIENTO al tratamiento de sus datos personales para la finalidad específica;
• Note: se recogerán todos los datos necesarios para la realización del objetivo de la Fundación, así como el personal común y sensible (entre ellos: datos que revelen el estado de salud, convicciones políticas y religiosas, imágenes de la persona -foto/vídeo- que podrían publicarse en el sitio web de la Fundación con el fin de promover la actividad institucional, con el consentimiento del interesado).
B. Anagráfico de Colaboradores con datos sensibles:

Servicios de protección de Colaboradores – Requisitos institucionales

• El criterio de licitud para el que es posible el tratamiento es: la necesidad de llevar a cabo las actividades relativas a los contratos de colaboración en los que sea parte el interesado, de realizar las actividades pre-liminares conexas y de cumplir las obligaciones legales.
• Cuyo fundamento se refleja en un fundamento jurídico: norma del Estado miembro.
• El interesado debe dar su CONSENTIMIENTO al tratamiento de sus datos personales para la finalidad específica;

LOCALITA PITIANA A TIGLIETO 27 DONNINI – 50066 – REGGELLO – (FI) – c.f. 94084410482 info@santamaddalena.org – www.santamaddalena.org

• Note: se recogerán todos los datos necesarios para la realización del objetivo de la Fundación, así como el personal común y sensible (entre ellos: datos que revelen el estado de salud, convicciones políticas y religiosas, imágenes de la persona -foto/vídeo). Sólo podrán ser y serán objeto de publicación en sitios web o folletos referidos a la Fundación, imágenes protegidas por derechos de autor y objeto de consen-timiento propio para el tratamiento.
C. Anagráfico Proveedores:

Cumplimiento de las obligaciones fiscales y contables

• El criterio de licitud para el que es posible el tratamiento es: la necesidad de ejecutar un contrato, ejecu-tar medidas precontractuales y cumplir las obligaciones legales.
• Cuyo fundamento se refleja en un fundamento jurídico: norma del Estado miembro.
D. Sistema de videovigilancia:

Servicios para la protección de los Huéspedes, Autores y todos aquellos que, por diversos motivos, tengan acceso a los lugares de la Fundación:

• El criterio de licitud para el que es posible el tratamiento es: actividades de videovigilancia con el fin de garantizar la seguridad de los lugares, de los Colaboradores y de los Huéspedes de la Fundación;
• El consentimiento no es necesario ya que el tratamiento se realiza para satisfacer un interés legítimo del Responsable de proteger a las personas y los bienes de propiedad contra la violen-cia, robo o robo, daño y vandalismo. Las imágenes grabadas se borran cada 24 horas y se conservan según los plazos previstos por la ley. Las imágenes no se transfieren a terceros, salvo en los casos en que sea necesario entregarlas a las fuerzas de policía por necesidad.
• Note: El edificio y el sistema exterior de reses están equipados con un sofisticado sistema de videovigi-lancia que permite el control de los accesos con contraseña (conexión y desconexión del sistema de alarma) así como la posibilidad de ver en tiempo real a los que están presentes en el interior de la villa, en el exterior y en el jardín (toda la propiedad de la Fundación).
E. Archivo de correo electrónico:

Actividades de gestión de la correspondencia entre el Responsable del tratamiento y Hospitala-rios/Autores/Colaboradores/Proveedores:

• El criterio de licitud para el que es posible el tratamiento es: la necesidad de cumplir los objetivos insti-tucionales de la Fundación y de adoptar medidas precontractuales a petición de ésta con vistas a mejorar la gestión de las comunicaciones.
• Cuyo fundamento se refleja en un fundamento jurídico: norma del Estado miembro.

Actividades de envío de material promocional, boletines, envío de material informativo.

• El criterio de licitud para el que es posible el tratamiento es: El interesado debe dar su consentimien-to al tratamiento de sus datos personales para la finalidad específica.
• Cuyo fundamento se refleja en un fundamento jurídico: norma del Estado miembro.
• Note: Los datos proporcionados voluntariamente por el interesado en la sección “CONTACTOS” del sitio web de la Fundación se utilizarán únicamente para satisfacer las solicitudes del interesado.
3. Modo de tratamiento

Los Datos serán tratados por la Fundación con sistemas electrónicos y manuales según los principios de correc-ción, Lealtad y transparencia previstas por la legislación aplicable en materia de protección de datos personales y protegiendo la confidencialidad del interesado mediante medidas de seguridad técnicas y organizativas para ga-rantizar un nivel de seguridad adecuado.

4. Conservación de datos

Los Datos proporcionados por el Interesado serán tratados por una duración:

• Fecha Inicio: 01.01.2020
• Criterio de duración: o para las actividades propias de la Fundación sus datos serán tratados durante el período nece-sario para el cumplimiento de las obligaciones precontractuales y contractua-les/institucionales que incumben al Titular;
o para el cumplimiento de las obligaciones legales derivadas, directa o indirectamente, de las rela-ciones contractuales/institucionales entre el Titular y el huésped/autor/colaboradores, sus datos serán tratados durante el tiempo necesario para el cumplimiento de dichas obligaciones legales o reglamentarias (por ejemplo. obligaciones de conservación de datos y de documen-tación fiscal).

LOCALITA PITIANA A TIGLIETO 27 DONNINI – 50066 – REGGELLO – (FI) – c.f. 94084410482 info@santamaddalena.org – www.santamaddalena.org

- o Para el cumplimiento de los objetivos de garantía de la seguridad de los clien-tes/autores/colaboradores, los datos recogidos se tratarán según las modalidades y los plazos previstos por la ley.

Se reserva en todo caso la posibilidad para el Titular de conservar los datos durante el período de tiem-po previsto y admitido por la ley nacional para proteger sus intereses (art 2946 c.c.).

5. Comunicación, difusión y transferencia de datos

Los Datos serán tratados, en la medida de lo necesario, por el personal autorizado, debidamente instruido y for-mado, por el Titular así como por el personal de los terceros que prestan servicios al Titular y realizanLa Comi-sión Europea, en nombre de la Comisión Europea, ha publicado una convocatoria de propuestas en nombre de la Comisión Europea.

En el caso de que el Titular comunique a terceros sus datos, los destinatarios podrán ser: Proveedores del Titu-lar de servicios de pago (ej. bancos); Proveedores del Titular de servicios de mantenimiento o asistencia técnica relativa a la instrumentación informática (PC, laptop, server) y a los programas informáticos utili-zados por el Titular (sistema de gestión); Proveedores del Titular de servicios de administración de sitio institucional, lista de correo, envío de boletines, servicios de correo electrónico de la empresa (incluyen-do PEC). Más en general, en el desarrollo de las propias actividades ordinarias los datos podrán ser co-municados a sujetos que realizan actividades de control, revisión y certificación de las actividades esta-blecidas por el Titular, asesores y profesionales independientes en el contexto de los servicios de asi-stencia judicial y en el caso de las operaciones institucionales en las que sea necesario evaluar los activos de los propietarios, las entidades y las administraciones públicas, así como a las personas legitimadas El Tribunal de Primera Instancia decidió incluso por necesidad dedefensa en juicio

6. Actividades de perfilado y/o tratamiento automático

El tratamiento de sus datos NO implica una actividad de elaboración de perfiles o de tratamiento automático.

7. Derechos del interesado

El interesado podrá ejercer, en relación con el tratamiento de los datos allí descrito, los derechos previstos por el RGDP (artt. 15-21), incluidos:

• recibir confirmación de la existencia de los datos y acceder a su contenido (derechos de acceso);
• actualizar, modificar y/o corregir los Datos (derecho de rectificación);
• pedir la supresión o la limitación del tratamiento de los datos tratados en violación de la ley, incluyendo aquellos cuya conservación no es necesaria en relación con los fines para los cuales los datos han sido recogidos o tratados de otro modo (derecho al olvido y derecho a la limitación);
• impugnar el tratamiento (derecho de oposición);
• presentar una reclamación ante la Autoridad de Control (Supervisor de Protección de Datos Personales (www.garanteprivacy.it) en caso de violación de la normativa en materia de protección de datos persona-les;
• Recibir copia en formato electrónico de los Datos que le conciernen como Interesado, cuando dichos Datos se hayan devuelto en el contexto del contrato y solicitar que dichos Datos se transmitan a otro re-sponsable del tratamiento (derecho a la portabilidad de los datos).

Para ejercer estos derechos el Interesado puede ponerse en contacto con el Responsable enviando una comuni-cación a la atención de:

• Fondazione Santa Maddalena
• Contacto: info@santamaddalena.org

Al ponerse en contacto con nosotros, el interesado deberá asegurarse de incluir su nombre, correo electróni-co/dirección postal y/o número-ro/i de teléfono y especificar en el asunto “Reclamaciones-Santa Maddalena Foundation” para asegurarse de que su solicitud puede ser gestionada correctamente.

El responsable del tratamiento